Le guide complet du suivi des transactions

Qu'est-ce que le suivi des transactions ?

Le contrôle des transactions AML est le processus qui aide les institutions financières à détecter et à prévenir le blanchiment d'argent et d'autres types de criminalité financière. Les informations recueillies au cours du contrôle des transactions sont principalement utilisées pour remplir les obligations prévues par les lois sur le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, pour remplir les déclarations d'activité suspecte (DAS) et pour éclairer la prise de décision.

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Le contrôle des transactions est important car le respect des réglementations financières n'est pas négociable. Les entreprises peuvent se voir infliger des amendes importantes si elles ne détectent pas et ne signalent pas les transactions liées à des activités illégales.

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Les activités de surveillance des transactions sont de plus en plus courantes et de plus en plus visibles pour les utilisateurs finaux. Les achats inhabituels ou de grande valeur peuvent nécessiter une approbation via les services bancaires mobiles ou un mot de passe à usage unique envoyé au téléphone ou à l'adresse électronique du client.

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Bien que les méthodes de surveillance des transactions varient d'une entreprise à l'autre et d'un outil à l'autre, elles ont toutes le même objectif : identifier les activités suspectes, évaluer les niveaux de risque et faire des prévisions pour l'avenir.

Qui a besoin d'un suivi des transactions ?

Toute entreprise opérant dans le secteur financier doit mener des enquêtes dans le cadre de ses activités quotidiennes :

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• Banques numériques et néobanques
• Sociétés de transfert de fonds
• Plateformes cryptographiques
• Sociétés comptables, juridiques et immobilières
• Sociétés d'assurance 

Comment les entreprises réglementées contrôlent-elles les transactions ?

Si les entreprises réglementées sont invariablement tenues d'effectuer un suivi des transactions, elles sont pour la plupart libres de décider de la manière de l'effectuer et de le gérer. Les régulateurs donnent peu d'orientations claires et les exigences définies sont rares.

Ils effectuent souvent le suivi des transactions en combinant des processus manuels et l'automatisation, en utilisant divers outils et solutions technologiques pour garantir les meilleurs résultats possibles.

Voici une brève description, étape par étape, de la manière dont vous pouvez effectuer un suivi complet des transactions :

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1. Attribuer une valeur de risque - Chaque client représente un niveau de risque différent en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, en fonction de facteurs actuels et historiques, tels que le secteur d'activité et le lieu d'implantation.
2. Créer des règles basées sur le risque - Sur la base de la valeur du risque, les institutions financières devraient assigner des règles spécifiques pour chaque catégorie. Ces règles doivent être dynamiques et personnalisables.
3. Mettre en place des alertes - Lorsque vos règles de lutte contre le blanchiment d'argent ne sont pas respectées, une alerte doit être émise. Cela ne signifie pas qu'une activité illégale a eu lieu, mais plutôt qu'un examen est nécessaire. Pour en savoir plus sur ces alertes, consultez notre page sur les solutions.
4. Affectez votre équipe de conformité - Une fois qu'une alerte a été déclenchée, la transaction peut être mise en attente, dans l'attente d'une enquête plus approfondie de la part du personnel chargé de la conformité ou du risque.
5. Créer une déclaration d'activité suspecte - Si des preuves d'un délit financier sont détectées, une déclaration d'activité suspecte doit être créée. La transaction en question doit également être signalée à la cellule d'enquête financière (CRF) compétente.

L'approche fondée sur les risques

Bien que les entreprises réglementées soient libres d'élaborer leurs propres processus de contrôle des transactions, le Groupe d'action financière sur le blanchiment de capitaux (GAFI) leur recommande d'adopter une approche fondée sur le risque.

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En pratique, cela signifie que les entreprises doivent évaluer chaque client et réagir en fonction du risque qu'il présente. Les transactions impliquant des clients à haut risque peuvent faire l'objet d'une surveillance plus stricte, tandis que les clients à faible risque feront l'objet d'un examen moins approfondi.

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En plus des étapes ci-dessus, une approche fondée sur les risques peut également s'appuyer sur des mesures et des contrôles supplémentaires, tels que:

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• Vérification de l'identité des clients - Les entreprises doivent vérifier l'identité de leurs clients en procédant à des contrôles de diligence, notamment en recueillant leurs noms, adresses, dates de naissance, etc.
• Surveillance des médias défavorables - Le niveau de risque peut être déterminé par des facteurs externes, tels que l'implication d'un client dans des histoires médiatiques défavorables, tant dans la presse écrite qu'en ligne.
• Contrôle des sanctions - Les entreprises réglementées doivent contrôler leurs clients par rapport aux sanctions et aux listes de surveillance afin d'éviter de travailler avec des entités sanctionnées.

Contrôle automatisé ou manuel des transactions

Le contrôle des transactions AML est généralement automatisé à l'aide d'outils logiciels ou de plateformes basées sur le cloud. Il est de plus en plus rare que les institutions financières s'appuient uniquement sur leurs propres équipes de conformité internes pour assurer le suivi des transactions.

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En effet, le contrôle automatisé des transactions est supérieur aux processus de contrôle manuel des transactions, qui sont laborieux et prennent beaucoup de temps. Tenter d'effectuer un contrôle manuel des transactions est invariablement une erreur coûteuse, d'autant plus que les humains ont une capacité d'erreur bien plus grande qu'un logiciel conçu à cet effet. Compte tenu de la position des organismes de réglementation sur les obligations de conformité des entreprises et de leur faible tolérance à l'égard des infractions, les institutions financières devraient faire tout ce qui est en leur pouvoir pour réduire le risque d'erreurs.

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Cela dit, le contrôle automatisé des transactions comporte encore des éléments manuels qui jouent un rôle important dans le processus global. Par exemple, un outil de contrôle automatisé des transactions peut signaler une transaction comme suspecte pour qu'un employé humain l'examine et détermine si elle doit faire l'objet d'une enquête plus approfondie ou si une déclaration de soupçon doit être créée. Après tout, de vraies personnes sont nécessaires pour s'assurer que les outils automatisés fonctionnent comme prévu.

Qu'est-ce qu'une déclaration d'activité suspecte ?

Les déclarations de soupçon sont un élément important du processus de surveillance des transactions.

Lorsqu'une transaction suspecte est signalée, il est du devoir de l'entreprise réglementée de la signaler aux autorités compétentes. Dans la plupart des pays, cela se fait par le biais de la soumission de déclarations de soupçon, qui sont des formulaires envoyés aux autorités chaque fois qu'une nouvelle transaction suspecte apparaît. Ces formulaires sont très importants et les employés concernés doivent savoir quand et comment remplir les déclarations de soupçon et comment les déposer conformément aux exigences réglementaires.

Les règles exactes dépendent de la juridiction, mais les entreprises disposent généralement de 30 jours pour effectuer leur propre travail initial et soumettre une déclaration de soupçon une fois que l'activité suspecte a été détectée.

Les scénarios qui peuvent entraîner la soumission d'une déclaration de soupçon peuvent inclure des transactions inhabituelles, des transactions dépassant une certaine valeur et des dépôts importants en espèces. Les déclarations de soupçon peuvent également être soumises si des employés ont eu un comportement suspect ; elles ne sont pas réservées aux clients.

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